La ville de Dax recrute par voie statutaire (mutation, liste d’aptitude ou détachement) ou à défaut par voie contractuelle au sein de la Direction Population et Assemblées un Officier d’état civil – Assistant de gestion administrative (h/f). Ce poste est ouvert à la mobilité interne et externe.
Vous êtes chargé(e) d’assurer les missions d’Officier d’ État-Civil, ainsi que des missions de la Direction Population (affaires électorales, affaires funéraires, affaires générales).
Missions du poste :
Gestion de l’état civil
• Instruction et établissement des actes (naissances, décès, mariages, reconnaissances changements de noms, changements de prénom, transcriptions, adoptions…)
• Délivrance et mise à jour des livrets de famille
• Délivrance des copies d’actes et autres documents d’état-civil
• Tenue administrative des registres par l’apposition des mentions marginales (sur informatique et sur registre papier)
• Gestion du courrier postal et dématérialisé (COMEDEC)
• Conseil juridique aux autres collectivités
• Réception des dossiers et analyse pour PACS, mariages, parrainages civils, changements de prénom, changements de nom.
• Rectifications administratives : création et apposition de mentions rectificatives
• Présence, selon planning établi, le samedi matin et l’après-midi pour les célébrations de mariages et parrainages civils
Affaires générales, accueil physique et téléphonique des administrés :
• Accueil téléphonique et physique des administrés
• Inscriptions au service national
• Certificat de vie
• Attestations d’accueil pour les étrangers
• Légalisation de signature
• Certification conforme
• Attestation de résidence
• Attestation de vie commune
Polyvalence funéraire et électorale :
• Délivrance des autorisations administratives (inhumation, crémation, fermeture de cercueil).
• Suivi des plannings des opérations funéraires
• Participation à la gestion et au suivi des listes électorales (élections politiques et jurés) : Inscriptions, Radiations, Modifications
• Aide à l’organisation matérielle des scrutins
• Enregistrement des procurations
Profil et compétences :
• Connaissance du Droit Civil et de l’Instruction Générale de l’État Civil
• Connaissance du Droit Électoral et Funéraire
• Connaissance des logiciels Open Office, Acropolis, Zimbra
• Connaissance des logiciels métiers : Mélodie, Adagio, Maestro, Requiem (serait un plus)
Qualités personnelles :
• Grande rigueur
• Appétence pour le Droit
• Devoir de confidentialité
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité
• Polyvalence
• Adaptabilité et empathie vis à vis des administrés
• Travail en équipe
• Écoute attentive
Poste à pourvoir le : 01/01/2024
Date début de publicité : 21/09/2023
Date limite de candidature : 22/10/2023
Informations complémentaires
Emploi permanent – Temps complet
Catégorie C – cadre d’emplois des adjoints administratifs
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de
prévoyance + titres de restauration
Les candidatures CV+ lettre de motivation (obligatoire) doivent être adressées par mail :
service.rh@grand-dax.fr ou par courrier à Monsieur le Maire – Direction des Ressources Humaines – 20 avenue de la gare- 40100 DAX